Deze omkadering bestaat uit drie pijlers: de data steward, de subsidieadviseur, en het ProjectBureau.

De Subsidieadviseur

Identificeren van noden en focus
De subsidieadviseur is in principe betrokken vanaf het eerste begin van het proces, het scherp stellen van de nood die er bij de onderzoeker bestaat. Waarvoor wordt precies funding aangevraagd? Mogelijkheden zijn legio: het financieren van een conferentie, een research visit aan een buitenlandse gereputeerde instelling bewerkstelligen, het opzetten van internationale samenwerkingsverbanden, het verzamelen van data of juist toegang krijgen tot bestaande data sets, meer tijd verkrijgen voor onderzoek, het opzetten van een eigen onderzoeksgroep, etc.

In een eerste gesprek met de subsidieadviseur wordt tevens de focus van de aanvraag besproken.

• Probleemstelling: Wat is het probleem? Waarom is dit probleem urgent? Wat maakt het belangrijk? Wat zijn de maatschappelijke consequenties als dit probleem niet aangepakt wordt?
• State of the art: Wat is er aan dit probleem al gedaan? Hoever staat men met een oplossing? Wat gaat dit onderzoek toevoegen? Waarom is de kern van het probleem nooit geadresseerd?
• Curriculum Vitae: Waarom is de onderzoeker in kwestie de geknipte persoon om het probleem op te lossen? Wat maakt hem of haar uniek geplaatst om verder te gaan dan wat er tot op heden is gedaan?
• Impact: Wat is de impact van dit onderzoek? Wie zijn de stakeholders? Hoe varen zij wel bij de resultaten van dit onderzoek? Welke strategieën worden er gehanteerd om deze resultaten bij de stakeholders te krijgen?

Deze zaken helder krijgen vanaf het eerste begin vergemakkelijkt het schrijfproces en leidt veelal tot competitievere voorstellen.

Zoeken naar funding opties
Onderzoekers die subsidievoorstellen willen indienen oriënteren zich op de beschikbare subsidiebronnen. Hierin kan de subsidieadviseur assisteren. Tevens heeft de onderzoeker beschikking tot de online tool RESEARCHconnect waar funding calls opgezocht kunnen worden middels een eenvoudige zoekopdracht. Voor het zoeken naar Europese calls en bijhorende consortia kan de onderzoeker terecht op het platform EUCalls. Verder wordt de onderzoeker verwezen naar de verschillende relevante nieuwsbrieven: NWO, NRO, KNAW, ERC, Neth-ER, Interreg, Rijksoverheid, NUFFIC, AWTI, ICDE, EADTU, etc.

Bestuderen van de call
Vaak staat in een call vrij expliciet beschreven waar de subsidieverstrekker naar op zoek is en welke elementen het wil terugzien in een succesvol voorstel. Het is dan ook waardevol de call grondig te bestuderen en door te spreken met de subsidieadviseur van de Open Universiteit. De onderzoeker doet er goed aan tijdens het lezen steevast in gedachten te houden hoe het onderzoeksvoorstel aansluit op de vragen en noden gestipuleerd in de call.

Tip:
De Europese commissie werkt aan een Annotated Model Grant Agreement (draft July 2021). Dit is een handleiding voor aanvragers en ontvangers van EU-funding met uitleg over de EU Model Grant Agreements (General MGA, Lump Sum MGA, Unit MGA, Operating Grants MGA and FPA) voor een reeks van subsidieprogramma's 2021-2027. NB: op dit moment is alleen een draft-versie beschikbaar.

Schrijfproces
De onderzoeker gaat aan de slag en begint te schrijven aan het voorstel. Het is in deze fase belangrijk om een eerste concept van het voorstel te laten lezen en becommentariëren door de subsidieadviseur. De subsidieadviseur is vaak geen vakspecialist maar kan niettemin feedback geven over de indruk die het voorstel maakt, en hoe het over zal komen op een panel van beoordelaars.
Eens het kader voor het voorstel is geformuleerd, is het tijd om de data steward en het ProjectBureau in het proces te betrekken.

Het ProjectBureau

Het ProjectBureau verzorgt alle financiële, administratieve, en juridische aspecten die komen kijken bij een beursaanvraag. Zo staat het onder andere in voor de berekening van het budget, en verzorgt het de routing naar het College van Bestuur voor akkoord en ondertekening van gevraagde stukken, zoals daar zijn inbeddingsgaranties, letters of intent, mandate letters, consortium of partner agreements, etc. Hiertoe wordt een CvB checklist gehanteerd waarin een korte samenvatting van het project wordt opgenomen, een argumentatie waarom dit project van toegevoegde waarde is voor de OU, en tevens de looptijd, kosten, opbrengsten, en eventuele match funding. Wordt een beursaanvraag gehonoreerd, dan wordt het project tevens financieel-administratief begeleid door het ProjectBureau.

De Data Steward

Subsidieverstrekkers eisen tegenwoordig vaak een gedetailleerd datamanagementplan dat het onderzoeksvoorstel complementeert. Kijk voor een overzicht van de ondersteuning die de data steward kan bieden bij dit deel van de aanvraag op de pagina research data management.

Contact

Meer weten? Neem dan contact op met

• subsidieadvies 
• de data steward of
• het ProjectBureau.