Samenwerken biedt veel voordelen!
Tijdens een studie bij de Open Universiteit kan het noodzakelijk zijn dat je soms samenwerkt in een groep. Zo nu en dan komen groepsopdrachten voor. Ook is het mogelijk dat je zelf graag met anderen wilt samenwerken. 

Dit kan veel voordelen met zich meebrengen. Immers, samenwerken verhoogt op een natuurlijke wijze de motivatie: je spreekt onderling deadlines af en rekent erop dat alle groepsleden zich aan de gestelde doelen houden. Een ander voordeel is dat je snel hulp krijgt van anderen, terwijl óók het bieden van hulp áán anderen heel leerzaam is. Door te praten over de leerstof, te discussiëren over bepaalde onderwerpen en thema's uit te leggen aan iemand in de groep, ben je actief met de stof bezig. Dit zorgt ervoor dat de informatie blijft hangen.

Tot slot lijkt samenwerken in een groep op een echte werksituatie. Je bent dus ook al bezig met oefenen voor projectmatig werken bij een toekomstige werkgever.
Op deze site vind je de belangrijkste voorwaarden voor een goede samenwerking op een rij.

Groepsregels

Succesvol samenwerken gaat niet zomaar. Van belang is enkele groepsregels af te spreken voor de samenwerking begint. Op deze manier weet iedereen binnen de groep waar hij of zij aan toe is en kunnen vervelende situaties voorkomen worden.
Enkele richtlijnen die je kunt gebruiken bij het opstellen van de groepsregels:

  • Hoe gaat de groep om met (het melden van) afwezigheid?
  • Hoe worden de rollen gehandhaafd (doordraaien van rollen of vaste rollen?)
  • Welke rol krijgt de e-mail? (mailadressen uitwisselen, notulen mailen, via de mail doorvergaderen?)
  • Hoe gaat de groep om met respect voor elkaars mening? (heftige discussies of deze snel afzwakken?)
  • Hoe gaat de groep om met kritiek of opbouwende feedback?
  • Hoe gaat de groep om met leden die zich niet aan de regels houden?

Al in het eerste overleg is het verstandig om stil te staan bij deze richtlijnen. Zo ben je bij meningsverschillen, discussies en afwezigheid op elkaar afgestemd. Daarnaast is het eerste overleg een goed moment om elkaar beter te leren kennen en de rollen te verdelen. Die zijn nodig om het overleg en de samenwerking tot een positief einde te brengen. Ook wanneer besloten wordt de samenwerking grotendeels via de mail te laten verlopen, is het van belang de rollen goed door te spreken.

Rolverdeling

Overleggen met meerdere mensen zonder een adequate rolverdeling is gedoemd te mislukken. De kans op chaos, lange discussies en een slecht eindresultaat is aanwezig. Het is dan ook van belang dat je een rolverdeling instelt wanneer je gaat samenwerken in een groep. Goed overleg leidt tot een heldere afstemming van taken, verwachtingen en tijdsplanning. Er zijn verschillende rollen tijdens het samenwerken in een groep:

  • De voorzitter

'Het regelen van het verkeer' in het overleg en de samenwerking is een belangrijke functie. De voorzitter of groepsleider zorgt ervoor dat het overleg soepel verloopt, zodat de rest van de leden een inhoudelijke bijdrage kunnen leveren. Een goede voorzitter kan prima communiceren, de tijd goed in de gaten houden en evenwichtig overkomen. Vóór de vergadering stelt de voorzitter de agenda op en bereidt hij of zij het overleg voor. Tijdens de vergadering opent de voorzitter de vergadering, stelt hij of zij het doel en de tijdsduur vast en begint hij of zij met de inleiding. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat er evenwicht is in de groep. Iedereen moet de kans krijgen iets toe te voegen aan het gesprek en er moet met respect gereageerd worden op elkaar. Ook tracht de voorzitter de groepsleden te stimuleren in de informatietoevoer. Door vragen te stellen en te motiveren kan de voorzitter deze toevoer vergroten. Tot slot sluit de voorzitter het overleg af.
Na de vergadering evalueert de voorzitter het gesprek en zichzelf. Op die manier kan het volgende overleg alleen maar beter gaan.

  • De notulist

De notulist heeft een zware taak. Hij of zij wordt geacht goed te luisteren naar het gesprek en dit vervolgens op papier te zetten.
Er zijn verschillende manieren van notuleren:

- een lijst met besluiten;

- een lijst met actiepunten: wie gaat wat doen?

- een verslag met de meest essentiële punten per deelnemer: wie zei wat tijdens het overleg?

- een letterlijk verslag;

- een verslag met de meest essentiële punten per onderwerp.

Welke vorm je kiest hangt af van het doel en functie van de notulen Bespreek dit van te voren met de groep.

  • De deelnemers

Het is belangrijk dat alle leden van de groep goed voorbereid en actief aan een overleg deelnemen. Goed voorbereid beginnen aan het overleg doe je door de notulen van het vorige overleg goed door te lezen, de agenda door te nemen en vast te stellen wat jouw rol zal zijn tijdens het overleg. Heb je vragen of opmerkingen, schrijf deze dan op en stuur ze zo nodig alvast rond naar de groepsleden Tijdens de vergadering is het van belang dat je actief deelneemt aan het gesprek. Maak aantekeningen, luister aandachtig naar de groepsleden en geef of vraag informatie wanneer je dit nodig acht.
Kom na de vergadering de eventuele afspraken na en houd rekening met de tijdsplanning.

Struikelblokken

Niet altijd verloopt de samenwerking vlekkeloos. Wanneer je merkt dat het groepsproces niet zo verloopt zoals je zou willen, dan is het van belang hier iets aan te doen. Als groep probeer je eerst zelf de samenwerking weer op de rails te krijgen. Door te analyseren wat er niet goed gaat, kun je proberen de samenwerking te verbeteren. Hierbij is het van belang dat je niet té snel conclusies trekt, immers, door te snel een conclusie te trekken uit een bepaalde waarneming kun je de samenwerking alleen maar verslechteren. Noteer wat je ziet, beleeft en ervaart. Wanneer dit vaker voorkomt, kun je deze ervaringen inbrengen in de groep. Spreek daarbij altijd over jouw eigen ervaringen en probeer niet te snel de vinger te wijzen naar een ander.
Komen er op een bepaald moment grote problemen en raakt de groep in een impasse, dan kun je erover nadenken een externe persoon bij het overleg te betrekken. Een docent of studiegenoot kan soms alleen al door een frisse blik de samenwerking weer verbeteren.

Mogelijke oorzaken

Het grootste struikelblok bij samenwerken is dat er geen duidelijke afspraken worden gemaakt. Dan kan het al snel mis gaan. Ook komt het voor dat groepsleden elkaar niet durven aan te spreken op bepaalde zaken. Terwijl het geven van opbouwende kritiek het groepsproces juist enorm kan bevorderen.
Ten slotte kan het moeilijk zijn voor groepsleden om over bepaalde persoonlijke verschillen heen te stappen. Je moet echter ook professioneel leren samenwerken met iemand die je niet zo goed ligt.

Oplossingen voor betere samenwerking

We schieten niet op, of het overleg levert niets op. Door waar te nemen (dus nog niet te interpreteren) wat er tijdens het overleg gebeurt, kun je proberen te begrijpen waar het mis gaat. Deze waarnemingen kun je vervolgens als aantekening voorleggen aan de groepsleden en vragen of je het goed gezien hebt. Vraag hen daarbij ook om hun beleving. Probeer zo samen het probleem op te lossen en eventueel ook in te delen in één van de volgende categorieën:

  • onduidelijkheid/onenigheid over de doelen;
  • gebrek aan acceptatie van de opdracht;
  • de groep ontwikkelt zich niet goed;
  • de taak- en rolverdeling klopt niet;
  • de communicatie is onzorgvuldig;
  • te weinig discipline rond afspraken;
  • leiderschap sluit niet aan op de groep.

Bespreek met het team hoe je dit probleem weg kunt halen en maak vervolgens goede afspraken om te voorkomen dat het probleem zich in de toekomst weer manifesteert.