Hierbij wordt onderscheidt gemaakt tussen het maken van een data management plan in de voorbereidingsfase van het onderzoek; het verzamelen, opslaan en gebruiken van data tijdens het onderzoek en het archiveren van onderzoeksdata na afronding van een onderzoek.

Data management plan

Subsidieverstrekkers formuleren hun eigen eisen m.b.t. het opstellen van een data management plan. Het is daarom aan te bevelen kennis te nemen van de eisen/richtlijnen van de betreffende subsidieverstrekker voordat een voorstel wordt ontwikkeld.

Naast deze specifieke eisen en richtlijnen zijn er ook algemene instrumenten beschikbaar om een datamanagement plan op te stellen. Een goed en toegankelijk voorbeeld hiervan is ontwikkeld door het Digital Curation Centre van de universiteit van Edinburgh.

Data management tijdens onderzoek

Tijdens de uitvoering van een onderzoek worden meestal nieuwe onderzoeksdata verzameld en geanalyseerd. In het kader van de vereisten van integriteit van onderzoek is het noodzakelijk om voortdurend het onderscheid tussen de oorspronkelijke (ruwe) data en de door de onderzoeker(s) bewerkte data te bewaken. Daarnaast is het verzamelen van gegevens onderworpen aan de wetgeving op het gebied van privacy en data bescherming.

De Open Universiteit werkt aan oplossingen die de onderzoeker ondersteunen bij het voldoen aan de wetgeving en richtlijnen tijdens onderzoek. Op dit moment is het verplicht de data van onderzoek op te slaan op een beveiligde server bij de OU (T-Drive). Een onderzoeker kan een eigen map aanvragen op die T-Drive om onderzoekgegevens in op te slaan.

Data Management na afronding van het onderzoek

Op het moment dat een onderzoek is afgerond worden de data veilig gesteld door ze te archiveren. De OU maakt gebruik van de voorzieningen zoals aangeboden door de KNAW. Data kunnen conform de door de KNAW opgestelde procedure worden gearchiveerd in EASY, de data repository van de KNAW. De OU heeft een Data Management beleid voor dit deel ontwikkeld.

Research datamanagement matrix

Binnen de OU is een research datamanagement matrix ontwikkeld. Deze matrix ondersteunt OU-onderzoekers en -studenten bij het voldoen aan de huidige wet- en regelgeving rond onderzoek. De matrix onderscheidt drie fases in het onderzoekproces: voorafgaand aan, tijdens en na dataverzameling. Binnen deze fases schetst de matrix welke aspecten men dient te overwegen en geeft een voorstel voor de invulling hiervan. Denk bijvoorbeeld aan de omgang met persoonsgegevens, de opslag van data en de archivering van data. Neem voor meer informatie over de research datamanagementmatrix contact op met de data steward.