null Wat is het sociale effect van thuiswerken?

OW_EffectThuiswerken_KarelKreijns_17170_head_large.jpg
Geluk
Wat is het sociale effect van thuiswerken?
Om het nieuwe Coronavirus in te dammen, werken en leren veel meer mensen thuis dan voorheen. Als alles online gebeurt, heeft de techniek onze volle aandacht. Werk ik op de smart phone of kies ik voor de pc? Is Zoom of Skype de oplossing voor het werkoverleg of toch Hangouts - daarbij vaak vergetend dat Zoom en Hangouts niet AVG -proof zijn? Is de wifi in huis wel sterk genoeg? En hoe zet ik het geluid uit als iemand anders praat? Prof. dr. ir. Karel Kreijns stelt dat we nog (te) veel focussen op het technische aspect van telewerken en weinig op het sociale aspect ervan. Op teams heeft telewerken grote invloed. Er is minder vaak contact, mensen missen het directe sociale contact en ervaren minder groepsgevoel. Dat kan leiden tot een gevoel van vervreemding en isolatie en daarmee dalende motivatie.

Werken op afstand

Kreijns doet onderzoek naar online samenwerkend leren. Informatie uitwisselen en erover discussiëren is voor studenten essentieel in hun opleiding. Naast kennis heeft een student immers ook allerlei sociale vaardigheden nodig, zoals samenwerken en conflicten oplossen. Goed met elkaar op kunnen schieten in zo’n groep lijkt een extraatje. Maar groepsgevoel, onderling vertrouwen en verbondenheid zijn voorwaarden voor een goed resultaat. Als je niet verbonden bent met de groep, haak je sneller af. Ben je onderdeel van een fijn team, dan word je wellicht gemotiveerd door de inzet van anderen. Maar hoe krijg je dat groepsgevoel als je op afstand van elkaar zit en alleen kan communiceren met elektronische media?

Zicht op de ander

Communiceren via elektronische media is altijd anders dan wanneer je elkaar ziet. Zeker wanneer communicatie asynchroon verloopt en je dus later kan reageren (of helemaal niet). Bovendien, bij mail heb je alleen tekst. Kies je voor de telefoon, komt daar de stem van de ander bij. Bij beeldbellen zie je elkaar ook. Ondanks de voortschrijdende techniek mis je veel aspecten van communicatie. Probeer maar eens om elkaar recht in de ogen aan te kijken via de camera bovenaan je scherm. Hoe meer je waarneemt van je collega, hoe levensechter je hem of haar ervaart. Dit noemen we de social presence. Maar daar komt veel meer kijken dan techniek. In welke mate de ander een goed beeld van je heeft op afstand draagt ook bij aan social presence. Bel je met iemand die je goed kent, is die social presence groot. Van iemand die je nooit eerder zag, is het lastiger om een vollediger beeld op te bouwen. Het ervaren van social presence is een eerste voorwaarde om groepsgevoel te verkrijgen.

Zicht op het team

Techniek bootst onze gewone communicatie zo goed mogelijk na en dat beperkt zich niet tot gesprekken tussen twee mensen. Thuiswerkers zijn massaal overgestapt op beeldbellen. Hoe zit het met de dynamiek binnen een team of met anderen op afstand? Om dat uit te leggen, gaan we even naar een situatie op je werk. Je wil iemand een vraag stellen, maar het heeft geen haast. Dan wacht je een goed moment af om op hem of haar af te stappen. Je bent je dus bewust van de bezigheden van je collega’s en stemt af op hun timing. Dat lukt online niet. Een primitieve vorm van online afstemming is er in de vorm van status-updates. Als je aangeeft busy, away of invisible te zijn, word je minder vaak gebeld op een ongelegen moment. Nu zie je veel gebeuren dat vrijwel alle afspraken worden ingepland. Het gevolg is wel dat de communicatie zich beperkt tot functionele en doelgerichte gesprekken. Heel anders dan bij toevallige ontmoetingen. Wachtend bij de koffiemachine praat je eerder over persoonlijke dingen of werkfrustraties. Die informele, maar belangrijke interactie helpt bij het opbouwen van onderlinge relaties. We hebben behoefte aan techniek die je ook online bewust maakt van de ‘bewegingen’ van je collega’s. Dit zicht op het team – ook wel met groepsbewustzijn of group awareness aangeduid – en de aanwezigheid van digitale koffiemachines is een tweede voorwaarde om groepsgevoel te verkrijgen.

Onbewust

Sommige thuiswerkers voelen de effecten van elektronische communicatie en de digitale social distance tot elkaar al. Maar de meeste mensen zijn zich er nog niet van bewust dat de groepsdynamiek kan veranderen. Hoe langer deze vorm van telewerken in teams duurt, hoe meer verschillen gaan opvallen. Dit kan aanleiding geven tot conflicten. Bij groepsleren in teams is dat bijvoorbeeld het onderpresteren van sommige collega’s. Ook kunnen collega’s verschillende doelen hebben en weer anderen dominant gedrag vertonen. Conflicten zijn op afstand moeilijker op te lossen. Dan is het nuttig om tools te hebben om deze dynamiek in een team te monitoren zodat op tijd ingegrepen kan worden. Soms spelen bij conflicten de persoonlijke omstandigheden van een ander een rol en die zijn op afstand letterlijk minder in beeld. In persoonlijk contact is er meer compassie met deze omstandigheden. Dat maakt social presence en group awareness zo belangrijk.

Vooruit

Bij elektronisch communiceren zouden we meer aandacht moeten hebben voor het sociale aspect van interactie. Techniek kan hierbij helpen. De ontwikkeling van tools die mensen een betere social presence en group awareness laten ervaren kunnen een vlucht nemen door het intensieve telewerken op dit moment. Het is daarom te hopen dat ook na de coronamaatregelen blijvend ingezet wordt op de ontwikkeling van deze tools. Telewerken is en blijft onderdeel van de manier waarop teams nu en in de toekomst samen werken en leren.